10 tips för att få en lyckad konferens


1. Börja planera tidigare än du tänkt
Identifiera vilka beslut internt som påverkar din konferens och försök sätta ramverket för konferensen i ordentligt god tid. Ju tidigare du hör av dig till arrangörer, desto fler bra alternativ får du att välja bland. Ha gärna ett reservdatum i beredskap om du kan.

2. Specificera syfte och mål med konferensen
Vad är syftet med resan? Är det en belöningsresa, en kick-off som ska skapa ny energi
eller förståelse för en ny strategi, ett planeringsmöte eller är syftet att vårda kundrelationer? Formulera syftet och sätt upp tydliga mål med konferensen så blir det lättare att utvärdera om den blev lyckad.

3. Ta reda på allt om deltagarna
Vilka ska vara med, vad tycker de är viktigt? Hur många blir ni? Hur är fördelningen män/ kvinnor, ålder, roller etc? Ju mer du vet om deltagarna desto större är möjligheten att skapa ett innehåll som engagerar.

4. Var öppen med din budget
Hur mycket får det kosta? En ungefärlig budget per person underlättar planeringen avsevärt och sparar tid för alla parter. Ofta får du mer när du är öppen med din budget och talar om hur mycket du är beredd att investera!

5. Upplevelsen börjar på vägen dit
Resan till konferensanläggningen är viktig. Här skapas förväntningar – ju mer du vet om deltagarnas förväntningar desto lättare är det att justera dem i tid och skapa samsyn och en tro på det som komma skall.

6. Välj plats med stor omsorg
En stor vinst med en konferens är att mötas i en ny omgivning utanför kontorets väggar, utan de ”vanliga hattarna” och utan begränsningar. Omgivningen påverkar oss mer än vi tror. Välj din omgivning efter det mål du satt upp med konferensen. Vill du ha liv, action och fysisk aktivitet? Eller vill du ha avskildhet, fokus och en avslappnad atmosfär? Har du krav på hur ni ska bo? Krav på mat? Eller andra speciella behov/önskemål?

7. Satsa på riktigt bra mat
Maten är en viktig ingrediens för en lyckad upplevelse. Vilken typ av miljö och vilken typ av mat passar gruppen? Glöm naturligtvis inte allergiker och vegetarianer etc. Tänk även på mat under resan till och från konferensen.

8. Anpassa konferenslokalen efter syftet
Vad vill du göra och vilka krav ställer det på material och yta? Behöver ni kunna sitta avskilt
i grupper? Behöver ni ha plats att gå omkring? Vilken typ av möblering vill du ha? Och vad behövs i teknikväg? Vill du ha föreläsare, fikapauser, drycker, frukt etc? Välj gärna olika lokaler om konferensen varar under längre tid.

9. Krydda med aktiviteter
Våga göra någonting annorlunda och undvik att fastna i PPT-döden. Vilken typ av aktiviteter vill du ha? Med vilket syfte? Ska det vara lugnt tempo eller äventyr med tävlingsmoment? Fysisk aktivitet eller något för att väcka de små grå? Vill du ha en längre övning för teambuilding eller ett par kortare för att bryta tankemönster? Bjud gärna in en föreläsare att förmedla vad du vill uppnå. Det kan stärka att någon extern person bekräftar det du vill förmedla.

10. Var tydlig och generös
Det är viktigt att vara tydlig med vad som ingår och inte – allt för att undvika onödiga missförstånd. Det skapar en säkerhet och avslappnad atmosfär och bidrar till att ingen tvingas ställa den ”obekväma frågan”. En present, stor som liten, är dessutom alltid uppskattad. Kanske en välkomstdrink eller ett par värmande vantar? En present från en lyckad konferens får en positiv laddning och påminner om upplevelsen långt efteråt.